Comment garantir un suivi de vos interventions ?

Permettez à vos employés de gérer leurs interventions sur site

Sébastien Dieu

Comment garantir un suivi des interventions chez vos clients?

Problématique rencontrée

Au sein de nombreuses entreprises, le personnel rempli une feuille de papier ou encore un fichier Excel qui doit être encodé, ré-encodé et/ou traité afin de pouvoir facturer le client.

Dans le cas concret de notre client basé au Portugal,il était important d'équiper ses techniciens afin de suivre leurs prestations sur chantier (installation de caméra), d'impacter directement les stocks et de valider la prestation par un justificatif (prise de photo).


Problématique rencontrée

Le client couvre le marché portugais au niveau sécurité et installation de système de vidéo surveillance avec plus de 500 agents/techniciens sur la route. Les points étaient assez nombreux à savoir:

  • Traitement des données: chaque fiche d'intervenion papier devait être encodée en interne, ce qui représentait +/- 2.000 fichiers par jour. Outre le traitement conséquent, le délai d'encodage impactait également le business au quotidien.

  • Faible suivi client : si nous prenons le délai entre la réalisation de la prestation et l'encodage de celle-ci, plusieurs jours voir semaines, s'écoulaient avant de pouvoir réaliser le suivi client. De plus, certains clients pouvaient donner un feedback sans que la prestation ne soit encodée.

  • Manque de justificatif : l'installateur ne pouvait pas justifier sa prestation en prouvant la bonne mise en place de l'outil. Via l'application mobile, nous avons ajouté la prise de photos pour palier à ce manque  

  • Fonctionnalités Offline : étant donné la nature de l'activité de l'entreprise (bâtiment fermé, sécurité,...), les installateurs ne disposent pas toujours d'une connexion au réseau Internet.

  • Impact sur les stocks : le suivi du stock était assez compliqué car il n'était pas possible de connaitre en temps réel le stock disponible dans une camionnette


Solution mise en place

Le client disposait déjà du logiciel Odoo qu'il avait intégré avec un partenaire local au Portugal . Nous avons donc collaborés avec le partenaire sur place afin de développer la partie mobile. Nous nous sommes donc basés sur l'application MyOdoo pour réaliser un développement sur mesure pour ce client.


Gestion des interventions

Chaque agent reçoit son planning avec les interventions à réaliser directement sur son smartphone, le temps prévu et le matériel à installer. De plus, directement depuis l'application MyOdoo, le technicien peut prendre une photo et encoder le temps passé et le matériel utilisé.


 


Optimisation du temps de travail

Chaque opérateur peut directement introduire le temps passé par intervention, ce qui permet à notre client de comparer le temps initialement prévu par rapport à la prestation réellement réalisée. Ce suivi du temps permet d'évaluer le temps moyen passé par intervention, par produit à installer,... Le client a donc pu adapter les propositions commerciales envoyées au client et donc mieux se positionner par rapport à la concurrence.


Gestion de stock

Le technicien connait directement le matériel à installer et peut également scanner celui qu'il utilise. De la sorte, les stocks sont automatiquement mis à jour et la traçabilité est assurée.

 


Satisfaction client

Vu que les interventions ne sont plus encodées sur papier mais directement par les agents dans le système, les équipes en interne peuvent consacrer le temps d'encodage au suivi client. Notre client a directement constaté une satisfaction client plus importante et une amélioration du service proposé.


Conclusion

En équipant ses équipes sur la route, notre client a d'une part réduit le temps de travail administratif et d'autre part augmenté la satisfaction client.

Le retour sur investissement est important pour le client puisque l'intégration des données dans un seul et même logiciel à savoir Odoo, a permis d’accroître le nombre de tâche réalisée par les techniciens.